上司ウケする 報連相(ほうれんそう)のコツ

報連相-title ITお仕事

前回の記事で、検索キーワード=要点 だよ。
というお話をしました。

この『要点』というのは、新聞でいう「見出し」です。

shinbunshi

見出しとは、記事の内容を凝縮した言葉で、読み手に記事のポイントを伝えます。

報連相の前に、要点を決めておく

報連相(ほうれんそう)とは、「報告」「連絡」「相談」を省略した造語です。
言い出した人、お上手ですねっ

報告

上司や先輩から仕事の指示を受けた後、仕事が完了したら、上司へ報告します。
報告をせず放置は、NG!

上司は完了報告を受けて、次の仕事を依頼したりします。
その為、あなたからの報告を待っているのです。

また、仕事で失敗した時も・・・怒られる恐怖を想像して心臓がバクバクしますが、
勇気を出して『早く』報告してください。
報告が遅ければ遅いほど、おおごとに膨らんでいきます。

自分の黒歴史は、サーバに保管されていた1ヶ月分のログを、誤って削除してしまったことです。
何度見直しても、ログファイルが1個もありません。
頭の中がグルグル混乱し、

放っておいてもバレないよね?

と逃げようとしましたが、

いや、履歴から 削除したのが自分だと辿られるのは時間の問題。
ここは早く報告して精神的に開放されよう

と考え、上司に報告しました。
上司は冷静に対応してくれました。
人前で怒鳴られることはなかったです。よかった。
ログを参考にして仕事をされていた方々には、大変ご迷惑をおかけしました。

連絡

連絡とは、情報を関係者に知らせることです。
例えば、
外出先から戻ってきた上司や先輩に、電話があったことを伝えたり。
あなたが会議の議事録係をした時、上司に「決定事項を伝えておいて」と指示され、
チームメンバー全員に伝達することです。

自分は昔、「夕会後にご連絡致します」と事前メールを送信しようとした時、
(夕会=夕方の会議)
間違えて「誘拐後に・・・」と変換ミスしたまま送信してしまったことがある。
気づいた時は、ちょっと青ざめた。訂正メールは送ったけど。
実はその時期、仕事が速い人に秘訣を聞き「メールは打ったら読み直さないで送ってるよ」という言葉を鵜呑みにした自分がバカだった。
今では、必ず読み直しチェックしてから送るようにしています。

相談

若い頃、「相談なく 勝手に進められたら困ります」と上司に指摘されたことがある。

ある日、複数の仕事を与えられた。(いわゆる、マルチタスク)

くろ
くろ

それなりの量の仕事だなぁ
ま、やってみなきゃ わからないよね

と思い、作業を始めた。
量が少なそうな仕事 や 前に経験したことがある仕事 から着手。
残った仕事は、他のチームや先輩に 事前確認を必要とする内容だった為、
先方へメールで問い合わせした。が、すぐに回答は無い。
もう今は夕方。
あれ。どうしよう?
と思いつつ、回答が無ければ仕事は進まないんだから、明日にしよう。
と、帰宅した。

翌朝、上司に「あの仕事はどうして終わってないの?」と聞かれ、事の顛末を説明したところ、
「そういう時は、相談するものだよ」と言われたのだ。

「とりあえずやってみる」と考えた時点で無計画なところが、相談ポイントだったらしい。
他、夕方にメール回答が無いと仕事が進まないからと 相談(または報告)しなかったのもNG。
その後、上司からは 仕事の優先順位のつけ方や、
仕事が進まない時は「そのまま待つ」か「他の人に引継ぐ」という選択肢があることを
教えてもらった。

仕事の優先順位の決め方については、また今度、お話しますね。

要点

さて、ここからがメインの話しだが、
報告・連絡・相談 をする時は、順番というものがある。

最初に、「要点」を伝えること。
直接会話する時なら、2~3秒で伝えられる言葉を選ぶ。
メールなど、文字数にするなら 30~40文字程度。

メール設定作業で、手順書通りの画面が出なくて作業が止まってしまいました。

今日の進捗報告です。試験を20%消化しました。明日中の試験完了は厳しいかもしれません。

要点を伝えた後で、はじめて詳細に入ります。(新聞でいう記事の本文)

なぜなら、相手(例えば上司や顧客)にとって、最初に概要を聞くことは、
時間の短縮・理解が容易 となり、ありがたいのです。

上司の仕事量は、我々の何倍も多いです。その為、仕事のスピードが求められます。
上司が急ぎの仕事をしていても、あなたのトラブル報告の方が重要度が高ければ、話の続きを聞いてくれるでしょう。
重要度が低ければ「今、急いでいるから、後で聞くね」と、判断されるのです。

また、話の流れとして、概要を聞いてから → 詳しい話を聞くと、内容が理解し易いのです。
あなたが話をする時、簡潔な言葉から言い始めれば、上司からは「おっ コイツ仕事できるな!」と一目置かれることでしょう。

もし、要点を言わず、いきなり本題を長々と語ると、相手は最後まで全て一通り話しを聞く必要があり、急いでいる時は、「後にして」と、言葉を塞がれます。
こちらとしては、「せっかく話をしているのに・・・」と、ふてくされた気分になることも。

一番、気分が悪くなるのは、最後まで話が終わった後で、
相手から「何が言いたいの?」「要するに?」「つまり?」と言われた時。
意訳すると、『アナタの伝えたいことがわかりません。要点を話してください』
なんか、イラッとしませんか。今、話したじゃん。
でも社会人としては、よくあること。
だからこそ、最初に要点を伝えてしまえば、後は今まで通り、話せば良いだけです。

報告する内容は、相手が欲する情報

報告作業というのは、だいたい相手は「上司」であることが多い為、
ITプロジェクトの上司 への報告を例にお話します。

仕事には期限が付きモノですが、進捗報告する内容は、
『期限』を守れるか否か?』
です。

進捗率を求める上司もいるでしょう。
前倒し・オンスケジュール・遅延 状況を求める上司もいるでしょう。
人それぞれなんじゃない?
と、思うかもしれませんが、おっしゃるとおりです。

ただ、それらを加味した上で、最後の最後に求めるものは期限を守れるか?
に、辿り着きます。
上司にとって一番大切なのは『プロジェクトが成功すること』であり、
期限を守ることは、その一部だからです。

他には、トラブルがあるかどうか?解消されたか?
も、求めてますね。

ITに限らない話しですが、
上司を観察し、上司が欲しいと思う情報を普段から探っておくといいですよ。
人それぞれ価値観は違います。だからこそ、この人は何を大切と思うのか?
を知っておくと、楽勝ですね。

他にも、「相談」というか「質問」のコツ なんかもお伝えしたいですが、
それは、次回にお話しましょう。

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