仕事の優先順位の決め方とは

ITお仕事

上司や先輩から複数の仕事を受けた時、どんな順番で仕事を消化していますか?

入社したての頃は、お試し期間のようなものなので、
1人1つの仕事「シングルタスク」が多いと思います。
でも1年も経てば、もう先輩。
処理できる仕事も少しずつ範囲が広がり、期限もタイトな作業が増えてくる。
すると複数の人から同時期に仕事の依頼を受けることもあります。
いわゆる「マルチタスク」ですね。

振られた仕事は、どのような順番で消化されているでしょうか?
例えば、
・依頼を受けた順
・依頼者の上限関係を見て、偉い人からの仕事を優先
・おもしろそう、興味ある仕事、簡単そうな仕事 から始める
なんて人もいました。

1分以内に終わる仕事なら 先に消化してもOK

簡単そうな仕事から着手するのは、良いことです。
但し条件があります。
「1分以内に完了できそうな仕事」のみ です。
1分以上かかるのなら、他の仕事と同様、順位を決めてから着手した方が良いです。
なぜなら、5分や10分でできる。と思っていても、想定外につまづいたり進まなかった場合、
その仕事に固執してしまい、期限の遅れを招いたり、後でやろうと中途で手放すと、放置した時間が長いほど内容を忘れてしまう為、思い出すのに時間を要し、結局最初に取りかかった時間が無駄になってしまうからです。
1分で完了しそうな仕事はリスクが低いので、先に消化してもいいね。ということです。

重要度と緊急度で 仕事を分類する

さて、では普通の仕事はどのような順位で決めれば良いのか?

一般的に言われるのは、仕事の「重要度」と「緊急度」で4つのカテゴリに分けるという方法ですね。

work-priority-matrix

期限は大切

まず仕事を受けた時に、最低でも「期限」だけは確認した方が良いと思います。

納期を守ることは、結構重要です。
例えば作業量が多いから、「今週中でもいいかな」なんて自分の判断で優先順位を下げた仕事が、
実は「今日中に終わらせる必要があった」
なんて すれ違いもあったりします。

あなた
あなた

こんな多くの仕事量、今日中に消化できるわけないよ

と思うなら、
それを依頼者に伝える必要があります。

あなた
あなた

今日中が期限なら、自分の能力では1/3消化するのが限界です。今週中なら消化できそうです。

と言えば良いのです。
あなたが無理に残業する必要もありません。
そうすれば、依頼者は

依頼者
依頼者

じゃあ今週中でいいよ

と期限を延ばしてくれたり、

依頼者
依頼者

あと2人協力してもらえれば、今日中にいける?

とヘルプを検討してくれたり、

依頼者
依頼者

どこに時間がかかりそうなの?

あ、そこはこういう方法でやればすぐできるんだよ

など、
実はあなたたの仕事の方法に問題があって 解決法を助言してくれたり・・・と、
なんとかなるものです。

また、先輩2人から同じ日に依頼されて、困った場合。
例えば、Aさんから依頼を受けた作業が、今日中期限です。
仕事に着手していたら、Bさんからも今日中期限の仕事を依頼されました。

あなた
あなた

両方とも今日中に消化するのは無理だ

と思ったなら、Bさんに伝えれば良いのです。

あなた
あなた

実はAさんからも仕事を受けてまして、今日中が期限なんです。

Bさんの仕事は明日なら対応可能ですが、いかがしましょう?

もし、Bさんが引き下がらず

Bさん
Bさん

今日中にやって!

と言うのなら、効果的な呪文があります。

あなた
あなた

では、BさんからAさんに期限の相談をしていただけますか?

AさんとBさんを戦わせればいい。
それでもBさんが譲らなかった場合は、あなたからAさんに相談しましょう。

あなた
あなた

Bさんから作業の割り込み依頼がありまして、Aさん依頼の作業が今日中完了は厳しいのですが、どうしましょう?

ポイントは『割り込み』というキーワードを使用することです。
割り込み=強引
という印象を与えることができます。
Aさんは、Bさんと自分の上下関係を考慮して、回答をくれるはずです。
あなたに不利な回答は、ほぼ無いはず。
但し、AさんもBさんも譲らないケースというのが存在します。
その場合は、最終手段。
AさんとBさんの上司に相談するのです。
優秀な上司なら、それぞれにヒアリングして優先順位を決め、あなたに指示をくれるでしょう。
何も対応してくれないダメ上司なら・・・それはもう、ブラックです。

話が逸れてしまいましたが、期限を確認するということは、仕事の優先順位を決める上で大事な要素だというお話でした。

会社の売上に直結する仕事は 重要

さて、緊急度と重要度のマトリクスの中に、仕事例を記載しましたが、
議事録の作成が「1番(重要度高・緊急度高)」と「3番(重要度低・緊急度高)」の両方にあることに お気づきでしょうか?

違いは、議事録の打ち合わせメンバーが「社外」か「社内」の違いです。

なぜ、違うのか?

社外の人の場合、相手方が議事録を要求してくるケースがあるからです。
後になって「言った」「言わない」の、トラブルにならないよう、
打ち合わせ内容を書面に残し、かつ、相手方でも内容を確認することで、双方の認識が一致していることを認めるために、議事録は必要とされます。
「社外の人との打ち合わせ」かつ「議事録を要求してくる」ということは、上流工程の作業について打ち合わせるケースがほとんどです。
水と同じように、作業も上流から下流へ流れます。
上流の水は流れが早いですよね。
作業も同じで、上流工程は早く物事を決めないと、全体の工期に影響が発生します。
その為、議事録を早く用意することが求められるのです。

議事録を提出するまでの期限が短い。という意味で、緊急度も重要度も高くなります。

一方、社内の打ち合わせの議事録は、「打ち合わせをしたことの記録」という位置づけが多いです。
上流工程ではない為、重要度は低くなります。
但し、記憶は薄れていくものですから、早く記録する必要はありますし、また、メンバーへ情報共有する為にも緊急度は高めです。

さて、そういう目線で視ると、重要度=会社の売上 とも見れますね。

良い例でいくと「2番(重要度高・緊急度低)」の作業です。

「2番」は、しっかり準備をして、大きな成果に繋げる作業が該当します。
その一例として、マニュアル作成を上げました。

マニュアルなんて、後でもいいじゃん。
と、思われるかもしれませんが、仕事を一定の高品質で保つには、メンバー全員の足並みを揃えることが大切です。
メンバーの数が多ければ多いほど、「作業基準」が必要になりますので、その「基準」が「マニュアル」に相当するわけです。
「感覚」で仕事をすると、品質にバラつきが発生します。
しかし、マニュアルに基づいて作業し、メンバー間で「あれ、ここはマニュアルと違うね」と気がつけば品質が向上するわけです。
後で手直しする時間が省略できる=仕事が早く終わる ともなりますね。

品質が高ければ、顧客からも喜ばれ、次の仕事(=売上)に繋がります。

他の人が関わる仕事は 最優先

今回、優先順位の決め方として、「1番(重要度高・緊急度高)」とか「2番(重要度高・緊急度低)」と分類しましたが、実際の仕事では「1番」の中にも、複数の仕事が存在します。
「1番」の中で、どうやって優先順位を決めればよいのでしょうか?

それは「自分一人でできる作業」か「他の人が関連する作業」か、で分類してみてください。
そして、「他の人が関連する作業」を最優先で対応していただきたい。

「自分一人でできる作業」とは、事前に期限を確認したし、やり方も確認した。
後は淡々と消化するだけ。というレベル。

一方、「他の人が関連する作業」とは、自分以外の人に確認や了承が必要な作業のことです。
例えば、作業確認の為に相手方へメール送信しました。
すぐに返信があれば、問題はないのですが、
相手が休暇中で回答が来ない。
相手が忙しくて回答が遅れる。
迷惑メール扱いされて、そもそも相手が読んでいなかった。
など、返信に時間がかかるケースがよくあるものです。
これらも「リスク」と位置づけます。

仕事において「リスク」対策は重要で、早めの対応が肝心です。
相手方からすぐに返信が来なくても、その間に「自分一人でできる作業」をすればよいのです。

でも「他の人が関連する作業」を後回しにすると、期限に間に合わない可能性が出てきます。

あなた
あなた

期限に間に合いませんでした。お客様から回答が来ないんです。

上司
上司

間に合わないなら、もっと早く報告して欲しかったなぁ
先方には、いつ連絡したの?

あなた
あなた

2日前です。

上司
上司

え?この仕事は10日前に依頼したものだよね。

どうして 最初に先方へ連絡しなかったの?

相手だって都合があるんだよ?

あなた
あなた

・・・

まとめ

  • 1分以内に終わる仕事なら、先に消化してもOK
  • 仕事は「重要度」と「緊急度」で分類し、優先順位を決める
  • 仕事の依頼を受けたら、期限を確認する
  • 優先順位に迷ったら、この仕事は会社の売上に直結するか?考える
  • 他の人が関わる仕事は、真っ先に着手する
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